화상회의를 위한 Zoom(줌) pc 사용법2, 회의 만들기 및 참여하기

지난 포스팅에서 화상회의를 진행할 수 있는 줌의 설치 방법과 회원가입방법을 소개해 드렸습니다. 그에 이어서 오늘은 본격적으로 화상 회의를 진행할 수 있는 회의 생성 방법, 회의 초대 방법, 회의 참여 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

 

회의 생성 방법

요약 : 앱 실행 -> 새 회의 -> 컴퓨터 오디오로 참가

화상회의를 진행하기 위해서는 주체자(회의를 진행하는 사람)가 회의(회의를 진행할 곳)를 생성하는 것에서부터 시작됩니다. 먼저 회의를 생성하기 위해서 줌 앱을 실행해 준후, 메인 화면의 [새 회의]를 선택해 줍니다.

회의를 최초로 개설하면 오디오 연결 화면이 나타나며, "컴퓨터 오디오로 참가"를 선택하면 회의를 실행할 수 있습니다. 노트북의 경우, 바로 오디오가 바로 사용되며, PC의 경우, 마이크와 오디오를 설정해 주어야 합니다.

 

 

 

회의 초대 방법

요약 : 참가자 -> 초대( Alt + I ) -> 연락처 전송 or 이메일 전송

이제 회의 생성을 완료하였다면, 함께 화상회의를 진행할 사람들을 초대해야 합니다. 함께 회의할 사람들을 초대하기 위해서는 화면 하단부의 [참가자]를 선택한 후 초대를 선택해 주거나, 단축키 Alt + I를 눌러서 회의 초대 페이지를 실행해 줍니다.

 

 

초대 페이지에서는 두 가지 방법으로 신규로 개설된 채팅방에 상대방을 초대할 수 있습니다. 하나의 방법은 기존의 연락처에 저장된 인원에게 보내는 방법과 다른 하나의 방법은 이메일을 통해 초대하는 방법입니다. 물론 페이지 하단의 초대 링크를 메신저를 통해 직접 전달하여 해당 링크를 통해 채팅방에 들어오게 할 수도 있습니다. 

 

 

메일의 형태는 본인이 사용하시는 것으로 보내주시면 됩니다. 포스팅에 예시된 메일은 구글 지메일을 통해 회의에 참가할 사람에게 초대장을 보내는 것입니다. 메일에는 채팅방의 URL과 회의 ID, 암호가 함께 전달됩니다. 전달받은 사람은 이것들을 통해 회의에 참여할 수 있습니다. 

 

 

회의 참여하기

요약 : 줌 앱 실행 -> 참여 -> 회의 ID 및 비밀번호 입력

화상회의에 참여하는 방법은 무척이나 간단합니다. 전달받은 링크를 통해 직접 회의에 참여하거나, 줌 앱을 실행하여 

참여하는 방법이 있습니다. 우선 줌 앱을 실행한 후, [ 참여 ]를 선택하면 나타나는 페이지에 회의 ID 또는 링크를 입력해준 후, 회의에 사용할 닉네임을 설정한 후 참가를 선택해 줍니다. 회의의 설정에 따라 비밀번호를 입력하거나, 호스트가 허가를 하면 회의에 참여할 수 있습니다.

 

 

 

지금까지 알아본 화상회의 생성 방법은 생성과 동시에 바로 회의를 진행할 수 있는 방법입니다. 하지만 회의라는 것이 즉흥적으로 생성되기보단 특정 시간을 정한 후 시작되는 경우가 더 많습니다. 그렇기 때문에 줌을 통해 회의를 진행할 때도 특정 시간에 회의를 생성하여 진행할 수 있는 기능이 존재합니다. 바로 예약 기능을 통해 우리가 원하는 시간에 회의를 진행할 수 있습니다.

 

 

회의 생성 방법( 예약 )

요약 : 앱 실행 -> 예약 -> 날짜, 시간, 회의 기간 설정

우선 예약 회의를 생성하기 위해선 줌 앱을 실행해줍니다. 그 후 [예약] 버튼을 선택하면 회의 예약 페이지가 나타납니다. 회의 예약 페이지에서는 회의의 주제, 시작 날짜 및 시간, 총 회의 시간까지 설정할 수 있습니다. 이를 통해 참가자들이 언제부터 언제까지 회의를 진행할 수 있을지 가늠할 수 있게 됩니다. 

 

 

원하는 날짜와 시간을 설정하였다면 세부 사항을 추가로 설정해준 후 캘린더를 선택하여 예약을 참여자들에게 알려줄 수 있습니다. 보통은 이메일을 통해 초대장을 발송해줄 수 있으며, 기타 켈린더를 선택할 경우, 회의 링크와 회의 ID, 암호 등이 표기된 페이지에서 복사를 통해 직접 회의를 참가자들에게 전달해 줄 수도 있습니다.

 

 

오늘은 화상회의를 위해 줌에서 회의를 생성, 초대하고 참여하는 방법에 대해서 알아보았습니다. 다음에는 줌으로 화상회의를 진행할 때 좀 더 회의를 편하게 진행하도록 도와주는 기능들에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

 

감사합니다.